Sənəd-nəzarəti yetkinlik yoxlama vərəqi

Nəzarət olunan reyestri qovluqlu paylaşılan diskdən ayıran sənəd-nəzarəti mexanizmlərinə qarşı özünüqiymətləndirmə. Hər elementi bəli/xeyr qiymətləndirin — "xeyr" qeyri-müəyyən yetkinlik səviyyəsi deyil, konkret, düzəldilə bilən boşluqdur.

Versiya və həyat dövrü nəzarəti

• [ ] Hər texniki sənədin dəqiq bir məcburi cari versiyası var — "ən son saxlanılan fayl" deyil.
• [ ] Buraxılış həyat dövrü (layihə → baxışda → buraxılmış → əvəz edilmiş) fayl adı konvensiyası (v2_final_FINAL) deyil, sistem vəziyyətidir.
• [ ] "Əvəz edilmiş"-dən fərqli yekun "ləğv edilmiş" vəziyyəti mövcuddur — tam ləğv edilmiş sənəd (əvəzsiz) daha yeni buraxılmış versiyaya malik olanla qarışdırılmır.
• [ ] Redaktə olunan sənəd bir redaktora kilidlənir (qeydiyyata alma/çıxarma) — köhnə surətdən işləyən ikinci şəxs tərəfindən səssiz üstündən yazılma yoxdur.

Təsdiq və marşrutlaşdırma

• [ ] Rəyçi və təsdiqləyici hər nəzarət olunan sənəddə fərqli rollardır — eyni şəxs heç vaxt öz təqdimatını yoxlamır və təsdiqləmir.
• [ ] Təsdiq marşrutlaşdırması sənəd üzrə ad-hoc qərarlaşdırılmır, paylama matrisindən / RACI təyinatından həll olunur.
• [ ] Versiya kodu (tikinti-üçün-təsdiqlənib, məlumat-üçün, istifadə-üçün-təsdiqlənib, faktiki-tikilmiş və s.) həyat dövrü vəziyyətindən ayrı qeydə alınır — "buraxılmış" və "nə üçün təsdiqlənib" heç vaxt eyni sahə deyil.

Təhvil və izlənilə bilənlik

• [ ] Podratçıya və ya üçüncü tərəfə hər sənəd təhvili qeydiyyat girişi olmayan e-poçt qoşması deyil, ötürmə qeydidir (nə, nə vaxt, kimə).
• [ ] Baş sənəd reyestri mövcuddur və onun sahələri (şəxsin yaddaşı deyil) istənilən sənəd üçün "hansı versiya cari" sualına cavab verir.
• [ ] Buraxılmış keçid imzalanır (kriptoqrafik olaraq və ya sənədləşdirilmiş e-imza ilə), bütövlük faktdan sonra doğrulana bilən.

Saxlama və utilizasiya

• [ ] Hər sənəd sinfinin sənədləşdirilmiş saxlama müddəti və utilizasiya qaydası var — heç nə fərdi mühakimə çağırışı ilə silinmir və ya arxivlənmir.
• [ ] Buraxılmış sənədlər üzrə dövri baxış dövrləri planlaşdırılır, yalnız kimsə sənədin köhnəldiyini fərq etdikdə işə salınmır.

Bu niyə vacibdir

İşçilər iş həftəsinin orta hesabla 25%-ni — gündə təxminən 2 saat — işlərini görmək üçün lazım olan sənədləri, məlumatı və ya insanları axtararaq keçirir (Glean, 2021). Bu vaxtın çoxu işin özünü görməyə deyil, hansı faylın faktiki cari olduğunu yenidən müəyyən etməyə sərf olunur; yuxarıdakı hər işarələnməmiş element bu vaxtın itirildiyi konkret nöqtədir.

Mexanizm istinadı

Yuxarıdakı hər element real e-EDMS/DCC mexanizminə uyğun gəlir: sərt versiyalaşdırma və qeydiyyata alma/çıxarma, dörd-vəziyyətli həyat dövrü üstəlik yekun ləğv edilmiş, versiya kodları, paylama-matrisi-həll edilmiş təsdiq zəncirləri, baş sənəd reyestrinə bağlı ötürmələr, kriptoqrafik e-imzalama və profil-əsaslı saxlama/utilizasiya cədvəli — bax 02_Products_and_SaaS/e_edms.md.

Mənbələr

• Glean, 2021 — iş həftəsinin 25%-i (gündə 2 saat) sənəd/məlumat/insan axtarışına sərf olunur.
• Standart əsası: ISO 15489-1 (qeyd idarəetməsi), MoReq2010 (versiyalaşdırma, ötürmələr, saxlama).